2023年9月10日実施 駅伝企画 参加者の皆様へのお詫びと対策について
9月10日に実施した駅伝企画にご参加頂き誠にありがとうございました。離れていてもみんなでタスキを繋げる感覚を味わえて、楽しかったと多くのコメントをいただき、光栄に感じています。
一つ、お詫びがあり、第２区放送でチーム順位TOP20を発表したのですが、１チームがアナウンスから省かれていました。第３区の放送でもそのチームと、もう一つのチームが省かれていました。完走後、オフィシャルな計算で修正され、正しい順位はこちらとなります。
今後は生放送中にこのような漏れをできるだけないようにベストを尽くします。
以下に、発生した問題の概要、原因、対応策、および今後の改善計画を報告いたします。
概要
第2区/第3区放送でチーム順位トップ20位アナウンスで、2チームを言いそびれてしまった。
発生日時
2023年9月10日 8:00AM ~ 9:45AM頃
原因
直接的原因
人為的
参加者の中でアプリ上で「チーム名」を入れ忘れの人がいた。
参加者のアプリ上での「チーム名」が統一できていなかった。（例：ひらがな、カタカナ、大文字・小文字、絵文字など）
上記1,2 が原因となり、各区間終了時の各チームの距離計測時に全チームの計算に誤差がでてしまった。
テクノロジー的
一部のユーザーのスマホ情報がトレーナーのシステムにうまく連携していなかったため、アプリ側で表示された走った距離が放送側のシステムに反映されなかった。
間接的原因
今回のチーム合計の距離計測は、グーグルシートを利用しスタッフによる手動での計算であった。各区間終了時に参加者を「チーム名」でアルファベット順にソートし、前区間者の距離と合算していく方法をとった。そのため、人為的直接的原因1と2の起きた区間は、他の区間のソートとずれがでてしまう結果となった。「チーム名」に不備がありユーザーを計算スタッフで修正をかけるも、人為的なミスが出てしまい生放送時の順位発表で誤りがでてしまった。
人為的直接的原因1については、申し込みフォームやウェブサイトにも記載していたが、2については詳細な注意書きをしていなかった。
対応・再発防止策
再発防止策として、チーム距離計算スタッフの数を増やす。具体的には、計算チームを1チーム以上用意し、それぞれの計算チームで出た順位を照合わせ、全計算チーム一致であった場合報告をする。
計算スタッフを倍以上に増やすことにより、誤差の見落としの可能性を削減する。
生放送中のチーム順位発表は“非公式”であることを明らかにして参加者に伝える。
統一した「チーム名」をアプリ上で入力することを申し込みフォームに記載すること。*ひらがな、かたかな、絵文字、大文字、小文字など
上記記載のテクノロジー的問題に関しては、原因を現在調査中。
（以上）
最後に、公開が遅くなったことで参加者のみなさんを不快な気持ちにさせてしまい申し訳ございませんでした。「駅伝がランニングのモチベーションになった」「楽しかった」など、ポジティブなご意見もいただいておりますので、今回の問題を学びとし、より良いイベントを実施できるように勤めてまいりますので、今後ともよろしくお願いします。
